公司印章管理规定

  1、目的

  为加强公司印章的统一管理,凸显印章在业务工作中的作用,明确使用印章的责任和权限,规范印章雕刻及使用流程。

  2、适用范围

  公司各种印章的雕刻和使用。

  3、职责

  3.1总经办:负责公司行政公章、法人印、合同专用章的统一雕刻、保管及使用,负责按要求刻制公司各类印章以及印章启用前的登记备案工作,负责公司作废印章的销毁。

  3.2公司分管领导:负责用印文件的审批;

  3.3采购部:负责报关专用章及报关法定代表人私章的管理及使用。

  3.4计财部:因工作需要,财务部放置***公司法定代表人印鉴章一枚,由财务部负责其私章的管理及使用。

  3.5.各单位需持有效的签字单到管理部使用对外印章。

  4、内容

  4.1定义

  4.1.1行政公章是指“***公司”公章,用作以公司名义发出的函件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计、决算及有约束力的文件等。

  4.1.2业务专用章

  4.1.2.1对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门,可以申请刻制业务专用章,业务专用章只能用于所规定专项业务,但不包括签订的合同、协议等有法律效力的业务,如人事专用章、财务专用章等。

  4.1.2.2内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用,不能对外使用。

  4.1.3党工团印章

  党工团印章是指只限于党工团组织开展活动及出具有关证明使用,具体范围参照国家有关规定执行。

  4.1.4法人印

  法人印是指公司法定代表人印章。

  4.1.5合同专用章

  合同专用章是指用于对外签订的合同、协议等有法律约束力的文件。

  4.2印章雕刻

  4.2.1公司行政公章由总经理提出交总经办按规定刻制。除公司刻制行政公章外,公司下属各单位原则上一律不准刻制行政公章。

  4.2.2负责对外业务专用章由各所需业务单位申请,经单位负责人审核,由公司分管领导批准,交管理部按规定刻制。

  4.2.4党工团印章由党工团组织提出申请,经单位负责人审核,由分管领导审核,公司党工团负责人批准,交管理部按规定刻制,原则上二级党工团组织不再刻制印章。申请和刻制的有关情况参照国家相关规定执行。

  4.2.5公司其它类业务章,由使用单位提出,经单位负责人审核,报公司分管领导批准,交总经办按规定刻制。

  4.2.6合同专用章的刻制,必须由法律和销售等相关部门提出,经分管公司领导审核后交管理部按规定刻制。

  4.2.7申请刻制各类印章,都必须填写《印章刻制申请表》(附件一),按印章刻制流程逐级签字,持有效的刻制申请表交由管理部专人负责到公司定点刻字社刻制。

  4.2.8印章刻制完成后,由总经办专人负责领取印章并在印章备案表上登记备案,由总经办下发到单位并明确保管人和责任人后方可使用。

  4.3印章使用

  4.3.1公司行政公章用印,应填写《印章使用申请单》(附件一),原则上必须经单位负责人审核,由公司分管领导签字批准后方可用印。任何人不能在空白书面文件上加盖公章,公司印章不允许外带,特殊情况例外。

  4.3.2党工团组织印章,使用时需经党工团组织负责人批准。使用范围参照国家有关规定执行。

  4.3.3各类对外业务专用章用印须经本单位领导批准后方可用印。空白文件严禁用印。

  4.3.4法人印使用时原则上需经法人代表本人签字批准,填写《印章使用申请单》(附件二),持有效申请单到总经办用印。

  4.3.5合同专用章使用有关程序参照公司有关合同管理规定执行。

  4.4印章保管规定

  4.4.1公司行政印章、法人印、合同专用章统一由总经办指定专人保管。

  4.4.2各类对外业务专用章由各部门领导明确部门保管人和责任人,并指定专人保管。

  4.4.3党工团组织印章由总经办领导明确其保管人和责任人。

  4.4.4如印章保管人和责任人变更,需填写《印章保管人变更申请表》(附件三),交到管理部备案。

  4.4.5印章须妥善保管,如不慎丢失要及时向相关部门报告说明,并采取适当方式声明作废。对乱用或严重失职加盖印章,丢失印章的部门和个人要追究相应责任。

  4.5印章销毁

  4.5.1印章有破损、字迹不清、机构名称变更,要及时向总经办申请更换印章,同时将作废印章交总经办,并定期销毁。

  4.5.2印章销毁必须填写《印章销毁申请表》(附件四),经公司分管领导批准,持有效申请表和待销毁的印章交总经办登记备案。由总经办声明作废并定期销毁。

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